Автоматизация

Страница для администраторов. Правила автоматизации делают рутину за вас — «когда происходит вот это и выполняются такие-то условия, сделать вот то» — и не требуют программирования. Правила живут в разделе Админ → Автоматизация.

Из чего состоит правило

У каждого правила три части:

Часть	Что определяет
Триггер	Что запускает правило.
Условия	Стоит ли продолжать в этот раз.
Действия	Что правило делает.

Триггеры

• Событие — задача создана, переведена в другой статус, прокомментирована, назначена и так далее.
• Расписание — правило срабатывает периодически, ничего не дожидаясь.
• Вручную — вы запускаете его сами со страницы правила.

Условия

Условия образуют дерево, а не плоский список: они объединяются через И / ИЛИ, любую ветвь можно инвертировать. Поэтому правило спокойно выражает «высокий приоритет и при этом либо нет исполнителя, либо срок просрочен», не превращаясь в набор костылей. Операторов сравнения много — равенство, порядок, вхождение, пустота, «изменилось» и другие; набор зависит от того, какое поле вы сравниваете.

Действия

Встроенные действия покрывают очевидное: изменить поля задачи, статус, исполнителя или соисполнителей, добавить комментарий, связать задачи, отправить письмо, вызвать исходящий вебхук. Два действия управляют самим ходом правила:

• Остановить, если — прервать оставшуюся часть правила при выполнении условия.
• Задержка — приостановиться и продолжить позже. Отложенные шаги подхватываются, когда приходит их срок, поэтому «если через 2 дня ничего не изменилось — эскалировать» умещается в одно правило.

Начните с шаблона

В форме правила есть готовые шаблоны типовых сценариев. Взять шаблон и поправить его обычно быстрее, чем собирать правило с нуля, и заодно показывает, как части складываются вместе.

Действия и условия от других функций

Автоматизация не ограничена тем, что умеет сама. Другие функции регистрируют собственные действия и условия, и те появляются в форме правила сами, как только функция включена:

Функция	Добавляет условия	Добавляет действия
Пользовательские поля	Сравнить значение поля по ключу	Установить значение поля
SLA	SLA нарушен; сколько минут до нарушения; таймер идёт	—
Service Desk	Статус согласования; оценка CSAT	Запустить согласование

Если функция выключена или недоступна, её условия считаются невыполненными, а её действия завершаются ошибкой в журнале прогонов. Тихо отвалившаяся функция не приводит к массовому срабатыванию правил.

Проверка правила

Кнопки две, и разница принципиальна:

• Тест — сухой прогон. Условия проверяются на настоящих данных, а действия лишь сообщают, что они сделали бы. Ничего не меняется.
• Запуск — настоящий прогон с настоящими последствиями.

Прогон можно также повторить из журнала — удобно, когда правило не сработало из-за причины, которую вы уже устранили.

Журнал прогонов

Записывается каждый прогон: что его вызвало, сошлись ли условия, какие действия выполнились и какая была ошибка. Когда правило «не работает», ответ почти всегда есть в журнале — чаще всего это условие, не совпавшее с данными, или действие от выключенной функции.

Отправка писем из правила

Действию «Отправить письмо» нужен почтовый транспорт, который выбирается на этой же странице. Пока он не назначен, письма из правил не доставляются, а попытка попадает в журнал отправок. См. Почта → Назначение транспортов.

Петли и разогнавшиеся правила

Правила меняют задачи, а изменённые задачи запускают правила. От этого есть две независимые защиты: ограничение глубины цепочки собственных изменений, на которой правила ещё срабатывают, и ограничение того, сколько раз одно правило может отработать по одной задаче за промежуток времени. Значения по умолчанию разумны; изменить их можно в Конфигурации, если есть причина.

И всё же, когда правило правит задачи того же вида, на которые реагирует, добавьте условие, делающее второй проход бессмысленным. Защиты — это страховка, а не замена проектированию.

Что дальше

• Функции и настройки — включение функций.
• Почта — транспорты для писем из правил.
• Настройка проектов — статусы и поля, с которыми работают правила.